Programas de ERP: criterios de elección, tipos, diferencias y ventajas. ¿Cuál conviene más en cada caso?
En España, un tercio de las empresas ya utiliza servicios de cloud computing para llevar la contabilidad con más precisión. Según el INE, el 25 % de las que tienen menos de diez empleados, es decir, de las microempresas, usa algún programa de ERP. Esta clase de softwares ahorra tiempo y dinero. Con ellos, se automatizan tareas tan repetitivas como calcular la nómina de cada trabajador, gestionar el inventario con más facilidad o generar informes útiles antes de tomar decisiones estratégicas.
Desde los años noventa, cuando surgió el primer modelo de ERP, hasta hoy, estas soluciones informáticas se han sometido a toda clase de mejoras, para adaptarlas así a las nuevas necesidades de los profesionales. Entre otras cosas, los ERP permiten optimizar el flujo de trabajo. Además, los últimos modelos que están saliendo al mercado cumplen con el nuevo sistema de facturación electrónica para empresas y autónomos, que el Gobierno de España exigirá obligatoriamente a partir del año que viene.
Para cumplir con esta normativa y realizar tareas como las que hemos mencionado al principio, las empresas que desarrollan soluciones de gestión en la nube están trabajando en softwares de ERP ajustados al sistema VERI*FACTU, sin perder por ello de vista las funciones que han venido haciendo hasta el momento.
Ventajas y diferencias entre programas
Todos los ERP tienen en común que son programas informáticos de Enterprise Resource Planning. Dicho de otro modo, estos softwares ayudan a las empresas a planificar con más eficiencia los recursos de los que disponen. Para empezar, centralizan toda la información que la compañía necesita tener a su alcance en una sola base de datos. Como no duplican los registros, resulta mucho más sencillo mantener los datos actualizados (por ejemplo: los teléfonos y las direcciones de los clientes).Por otro lado, en el caso concreto de los ERP en la nube, la escalabilidad es mayor. Esto significa que el software, al no estar localizado en un ordenador físico de la empresa, se puede adaptar tantas veces como haga falta al crecimiento de la compañía.Asimismo, como están en la nube, los empleados pueden acceder a la información de la empresa a distancia, sin personarse en la oficina.
ERP local y ERP en la nube: ¿cuál conviene más?
Hay varios tipos de ERP. Por una parte, están los ERP on-premise. Estos programas se ofrecen en la modalidad habitual: las empresas compran la licencia de uso a la compañía propietaria del ERP e instalan en sus equipos el programa. Las desventajas de esta opción son evidentes:
- La inversión inicial es elevada.
- La empresa debe contar con un equipo informático especializado, cuya labor será personalizar el ERP para que se ajuste a la empresa y velar por su correcto funcionamiento.
- Las medidas de ciberseguridad también corren a cargo de la empresa usuaria.
Una alternativa más atractiva al ERP on-premise es el ERP en la nube. En este otro caso, la empresa no necesita desembolsar una enorme cantidad de dinero desde el principio. Con el ERP on cloud, disponer de un programa de este tipo que, además, cumpla con la ley para combatir el fraude fiscal es más sencillo; sólo hay que pagar una suscripción mensual o anual cuyo importe, en cualquier caso, es inferior al de un ERP on-premise.Asimismo, al ser un servicio de cloud computing, la empresa o el trabajador autónomo que lo requiere no necesita financiar ni componentes de hardware ni de software adicionales. El ERP se aloja en los servidores de la compañía que ofrece el servicio, lo que alivia la carga económica de la empresa que lo va a utilizar. Además, es una opción mucho más personalizable, pues se pueden añadir módulos a medida, según los departamentos de la empresa cuyas tareas se pretendan automatizar y optimizar.Con los ERP en la nube, este proceso de personalización se realiza de manera remota, sin que el usuario tenga que descargar nada ni instalar ningún disquete físico. Dicho esto, los ERP on cloud resultan más convenientes a priori. De hecho, son soluciones informáticas habituales en las empresas emergentes (start-ups), que, precisamente, se caracterizan por apoyarse en las nuevas tecnologías para crecer y recuperar la inversión rápidamente.
ERP horizontal y ERP vertical: casos prácticos
Las empresas más pequeñas, con un menor número de trabajadores en plantilla y cuyas tareas diarias son más sencillas, no necesitan un ERP vertical. Para ellas, los programas de ERP horizontales pueden ser suficientes. Por un lado, son más económicos, por lo que presumiblemente se ajustan mejor a las ganancias de las pequeñas empresas. Y por el otro, automatizan las operaciones habituales: nóminas, facturación electrónica, proveedores, gestión de stock…, que es lo que necesitan los pequeños autónomos.En cuanto a los programas de ERP verticales, resultan más adecuados para las empresas grandes o para aquellos profesionales y medianas empresas que realizan tareas muy técnicas dentro de un sector también muy específico. Las empresas de aeronáutica, electricidad, construcción, salud, industria textil…, como desarrollan funciones muy determinadas, requieren soluciones informáticas a medida. Los programas de ERP verticales suelen ser algo más caros, pero también ofrecen un mayor grado de personalización, lo que permite a estas compañías adaptar el software siempre que lo necesiten, conforme sus necesidades cambian.
VERI*FACTU, otro criterio de elección más a tener en cuenta
Por último, después de explicar qué es un ERP, ver los dos tipos principales que existen según el lugar donde se instalan (ERP local o en la nube) y aclarar la diferencia entre los programas de ERP horizontales y los verticales, sólo queda explicar la importancia de elegir un software que cumpla con VERI*FACTU y la Ley Antifraude.Algunos de los programas de ERP que se están desarrollando ahora mismo en España están diseñados para cumplir con el nuevo sistema de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria: VERI*FACTU, que se apoya fundamentalmente en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Uno de los requisitos que esta normativa establece es que los programas informáticos de contabilidad, facturación y gestión (incluidos los softwares de ERP) garanticen unos cuantos aspectos. Todos estos requerimientos atañen a los registros, a la información y a los datos que la empresa genera y recopila. En total, son seis puntos:
- integridad
- conservación
- accesibilidad
- legibilidad
- trazabilidad
- inalterabilidad
Así pues, aparte del coste que supone implementar el ERP, de la infraestructura tecnológica de la empresa, de la complejidad de las tareas a automatizar con el software y de otros aspectos similares, es importante fijarse en que el programa de ERP cumpla con la Ley Antifraude y el sistema VERI*FACTU. Tal y como indica la Agencia Tributaria, las empresas que utilicen un software de ERP que no esté certificado e incumpla VERI*FACTU se arriesgan a recibir sanciones de 50.000 euros.
