Una centralita virtual es un sistema de telefonía IP avanzado con el que podemos disponer a la vez de varios puertos telefónicos o extensiones tanto fijos como móviles. Un sistema que, entre otras ventajas, nos va a permitir organizar las llamadas independientemente del lugar en el que se encuentren los empleados.

Desde hace unos años, cada vez son más las empresas que se decantan por instalar una centralita virtual. No en vano, se han convertido en el presente y el futuro de nuestro mercado, ya que poseen una serie de ventajas más que notables con respecto a las centralitas tradicionales. Ventajas que, precisamente, analizaremos más adelante.

Como veremos a continuación, una centralita virtual sirve para administrar el servicio de telefonía de una empresa, mejorar notablemente su funcionamiento y ofrecer un servicio telefónico más que satisfactorio tanto a los clientes como a los propios trabajadores de la empresa.

De qué se encarga una centralita virtual

Para hacernos una idea clara de para qué sirve una centralita virtual podemos decir que se trata de un sistema capaz de atender varias llamadas de forma simultánea. El tradicional límite de llamadas al mismo tiempo desaparece, ya que cada trabajador tendrá su propia línea al permitir crear una extensión por usuario.

Quiere esto decir que la centralita virtual es la que se encarga de gestionar las llamadas recibidas a un teléfono de cabecera de la empresa. Un sistema que organiza y desvía estas llamadas a otras líneas y/o extensiones, ya sean fijas o móviles. Así pues, todas las llamadas las pueden responder los empleados sea cual sea el lugar en el que se hallan.

Esto último lo que nos asegura es que haya un mayor control y una mejor distribución de las llamadas en la empresa, con la posibilidad de transferir mucho más fácilmente las llamadas entre los propios empleados.

Es cierto que no todas las centralitas virtuales sirven para lo mismo, pues cada una de ellas dispondrá de diferentes prestaciones. Sin embargo, puede decirse que todas sí que tienen en común funciones como las llamadas simultáneas, las extensiones, locuciones, colas de espera, menú de opciones, música en espera, horarios de llamada, transferencias entre empleados, etc.

Es por esto que antes de instalar una centralita virtual en la empresa, hay que asesorarse sobre las mismas para conocer cuáles son las prestaciones y las funciones que pueden cubrir. No todas las empresas requieren de lo mismo, por lo que hay que jugar un poco con la versatilidad de estos sistemas.

Principales beneficios de una centralita virtual

Las empresas que ya apuestan por la tecnología de una centralita virtual disfrutan de una serie de ventajas y beneficios muy interesantes.

A diferencia de las centralitas físicas que requieren de un proceso más complejo y de la más que probable instalación de equipos extras, las virtuales apenas necesitan de una conexión a internet, un auricular compatible o WiFi y un teléfono inteligente para que el sistema pueda funcionar a la perfección.

Por otro lado, las centralitas virtuales permiten el acceso a llamadas entrantes en cualquier parte del mundo, por lo que tu empresa o tu negocio estarán siempre conectados. Además, estas llamadas se pueden direccionar desde la oficina a cualquier teléfono móvil o al fijo de casa para disfrutar de una jornada de trabajo mucho más flexible.

Esta permanente comunicación incide de forma positiva en la productividad del trabajo, ya que en ningún momento habría inactividad. Al poder tener acceso en todo momento al sistema a través de internet, los empleados podrán usar el sistema telefónico sin importar el lugar en el que se encuentren.

Sin embargo, uno de los principales beneficios a la hora de implantar una centralita virtual tiene que ver con el aspecto económico. Un sistema de este tipo puede suponer para la empresa un ahorro en los costos de telecomunicaciones de hasta el 50% con respecto a las centralitas físicas tradicionales.

Al mismo tiempo, y por menos dinero, es capaz de ofrecer muchos más servicios que los sistemas anteriores, sin que por ello se requiera de una gran inversión en equipos o instalaciones. Por otro lado, apenas requiere de mantenimiento y se trata de un sistema que se actualiza muy fácilmente y, en la mayoría de los casos, de manera automática.

Precisamente, las centralitas virtuales no necesitan de un sistema de cableado, por lo que se pueden situar las extensiones en tantos lugares como se desee, incluso en diferentes países si se trata de una empresa que cuenta con empleados en el extranjero.

En resumen, todos estos beneficios de las centralitas virtuales lo que permiten es que nuestro negocio pueda crecer exponencialmente. Las comunicaciones tanto con el exterior como entre los propios empleados de la empresa serán mucho más cómodas, rápidas y seguras.